图书馆报告厅位于图书馆二楼,会场规模约为500人,是学校的重要会议场所。为确保学校重大会议召开时的正常使用,保证服务质量,更好地发挥报告厅的作用,特制订本规定。
一、报告厅使用的基本原则
(一)报告厅主要用于学校举行的重大外事活动,学术报告,学术会议和工作会议,学院、部处承办的全国性或区域性的学术会议和工作会议,以及学校组织的文艺演出。不得在报告厅举行商业活动,任何单位不得以本单位的名义为外单位租用报告厅。
(二)使用报告厅,应按照程序,办理相关手续。
(三)一般情况下,报告厅的使用按照办理手续先后顺序进行安排,特殊情况下,学校有权对使用安排做出调整。
二、使用报告厅的程序
(一)使用单位填写使用申请表。写明使用报告厅事由、活动名称、时间、会议日程及会场设备要求等内容,并加盖单位公章。申请表可在网上下载或到图书馆办公室领取。
(二)图书馆受理申请后,将按时间和要求提供会场和相关服务。各单位若在办理使用手续后需要变更或取消使用计划的,须在预约使用日前一天通知图书馆办公室。
(三)使用单位须提前一天与保卫处联系会议期间的安全保卫工作。
(四)办理申请地点:图书馆办公室,电话:89628302。
三、报告厅使用注意事项
(一)报告厅的管理人员要保证会场的整洁和会场设施及音响设备的完好,提供良好的服务。
(二)各单位在使用报告厅的过程中要自觉爱护公共设施,保证设备安全,并服从管理人员的安排,未经允许不得挪动、拆卸室内设施,不得悬挂、张贴标语或其它宣传品。使用后发现报告厅内物品损坏或丢失,使用单位须照价赔偿。
(三)除会场的固定设备和音响设备外,会议需要的其它设备由使用单位自行解决。
(四)各使用单位要认真维持好报告厅的秩序,努力做到进出会场和会场秩序井然有序。
(五)要自觉维护报告厅的环境卫生,严禁在报告厅内吸烟、吃东西、喝有色饮料、随地吐痰、乱丢杂物、乱涂乱画等。
(六)各部门使用报告厅须严格遵守以上管理规定,在使用过程中有不遵守报告厅管理规定的部门和单位,图书馆将不再受理该单位的使用申请。
四、本规定由图书馆负责解释。
五、本规定自公布之日起执行。