各学院、各部门，各位领导、老师：

为提高办公工作效率，优化图书馆二楼报告厅申请使用流程，减少广大申请者的签字、跑腿负担，经请示学校办公室，自2020年10月19日起，图书馆二楼报告厅申请走OA线上审批流程，原图书馆报告厅使用申请表（纸质）不再使用。

线上申请注意事项：

1、申请入口：智慧山中医-公共服务-会议室、报告厅申请，申请简要流程：申请人（发起）-各部门负责人（审批）-会议室管理员(校办审批)-图书馆会议室管理员（审批）；

2、请完整填写“山东中医药大学会议申请”表单。申请人须为本校正式在编教工，请准确填写开始时间、结束时间和准备时间，如活动前需调试设备、适应场地等请提前沟通；

3、请准确注明参会人数，不得超过报告厅满员数量（500人）。请在备注中注明使用设备及要求，例如：需音响、投影、灯光、话筒数量等；

4、如有其它特殊情况说明，而申请表单中无法表示的，请上传附件。

其它需注意事项：

1、各部门、各单位不得以单位名义为外单位租用报告厅；

2、各部门、各单位须自觉爱护公共设施和仪器设备，如发生损坏须照价赔偿；

3、各部门、各单位活动时须有负责人在场，实行谁组织谁负责的安全工作原则；

4、请尽量控制活动时间，原则上每次活动不超过3个小时。如活动在晚上，请提前与学校保卫处联系；

5、为保障报告厅的使用效率，请准确安排活动流程。如有其他情况，请联系图书馆办公室，电话：89628302。

                                                                                                                          图书馆

2020年10月12日